Thứ Bảy, ngày 14 tháng 9 năm 2013

Bài 8: Kiểm kê tài sản

1. Nội dung công tác kiểm kê 

  Kiểm kê là việc kiểm tra tại chỗ các loại tài sản hiện có nhằm xác định chính thức số thực có tài sản trong thực tế, phát hiện các khoản chênh lệnh giữa số thực tế so với số liệu trên sổ sách kế toán. Số liệu trên sổ sách kế toán là số liệu trên cơ  sở  cập nhật các chứng từ, tức là số liệu có tính chất hợp pháp tin cậy. Nhưng giữa số liệu trên sổ sách kế toán với thực tế vẫn có thể phát sinh chênh lệnh do một số nguyên nhân sau đây:  
 - Tài sản (vật liệu, sản phẩm, hàng hóa...) bị tác  động của môi trường tự nhiên làm cho hư hao, xuống cấp. 
 - Thủ kho, thủ quỹ có thể nhầm lẫn về mặt chủng loại, thiếu chính xác về mặt số lượng khi nhập, xuất, thu, chi... 
 - Kế toán tính toán, ghi chép trên sồ sách có sai sót. 
 - Các hành vi tham ô, gian lận, trộm cắp.

  Yêu cầu quan trọng nhất  đối với kế toán là ghi chép tính toán chính xác, người bảo quản tài sản phải quản lý tốt không để tài sản hư hỏng, mất mát. Về mặt tài sản, yêu cầu đó có nghĩa là số liệu về tài sản hiện còn trên sổ sách phải phù hợp với số tài sản thực có ở thời điểm tương ứng. Trong công tác quản lý phải định kỳ kiểm tra số liệu kế toán, đồng thời phải sử dụng phương pháp kiểm kê để kiểm tra tình hình tài sản thực tế đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán, nếu phát hiện có chênh lệch phải tìm nguyên nhân, xử lý và kịp thời điều chỉnh số liệu trên sổ cho phù hợp với tình hình thực tế. 

  2. Tác dụng của kiểm kê 

 - Ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, lãng phí làm thất thoát tài sản, các hiện tượng vi phạm kỷ luật tài chính, nâng cao trách nhiệm của người quản lý tài sản. 
 - Giúp cho việc ghi chép, báo cáo số liệu đúng tình hình thực tế.
 - Giúp cho lãnh đạo nắm chính xác số lượng, chất lượng các loại tài sản hiện có, phát hiện tài sản ứ đọng để có biện pháp giải quyết thích hợp nhằm nâng cao hiện quả sử dụng vốn.

3. Phân loại kiểm kê 

  3.1. Phân theo phạm vi kiểm kê 

  Phân loại theo phạm vi thì kiểm kê được chia thành 2 loại là: kiểm kê toàn diện và kiểm kê từng phần 

 - Kiểm kê toàn diện: Là kiểm kê toàn bộ các tài sản của đơn vị (bao gồm: tài sản cố định, vật tư, thành phẩm, vốn bằng tiền, công nợ...). Loại kiểm kê này, mỗi năm tiến hành ít nhất một lần trước khi lập bảng cân đối kế toán cuối năm.  
 - Kiểm kê từng phần: Là kiểm kê từng loại tài sản nhất định phục vụ yêu cầu quản lý. VD như: khi có nghiệp vụ bàn giao tài sản, khi muốn xác  định chính xác một loại tài sản nào  đó, khi thấy có hiện tượng mất trộm cắp ở một kho nào đó. 

  3.2. Phân loại theo thời gian tiến hành 

  Theo cách phân loại này thì kiểm kê  được chia thành 2 loại là kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất thường: 

 - Kiểm kê định kỳ là kiểm kê theo kỳ hạn đã quy định trước như: kiểm kê hàng ngày đối với tiền mặt, hàng tuần đối với tiền gửi ngân hàng, hàng tháng đối với sản phẩm, hàng hoá, hàng quý đối với tài sản cố định và cuối mỗi năm kiểm kê toàn bộ các loại tài sản của đơn vị. 
 - Kiểm kê bất thường là kiểm kê đột xuất, ngoài kỳ hạn quy định, ví dụ: khi thay đổi người quản lý tài sản, khi có các sự cố (cháy, mất trộm) chưa xác định được thiệt hại, khi cơ quan chủ quản, tài chính 

4. Thủ tục và phương pháp tiến hành kiểm kê  

  Kiểm kê là công tác liên quan  đến nhiều người, nhiều bộ phận (kho, quỹ, phân xưởng, cửa hàng, phòng ban...), khối lượng công việc lớn,  đòi hỏi hoàn thành khẩn trương, do  đó phải  được tổ chức chặt
chẽ. Thủ trưởng đơn vị lãnh đạo, kế toán trưởng giúp trong việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê, xác định phạm vi kiểm kê, vạch kế hoạch công tác kiểm kê. Công việc kiểm kê được tiến hành theo trình tự như sau: 

 - Trước khi tiến hành kiểm kê: Thủ trưởng đơn vị phải thành lập ban kiểm kê, kế toán phải hoàn thành việc ghi sổ tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, tiến hành khóa sổ đúng thời điểm kiểm kê. Nhân viên quản lý tài sản cần sắp xếp lại tài sản theo từng loại, có trật tự ngăn nắp  để kiểm kê  được thuận tiện nhanh chóng. 

 - Tiến hành kiểm kê: Tùy theo đối tượng mà cần có phương pháp tiến hành kiểm kê phù hợp. 
   +  Kiểm kê hiện vật (hàng hóa, vật tư, thành phẩm, tài sản cố định), tiền mặt và các chứng khoán, ấn chỉ có giá trị như tiền: nhân viên kiểm kê tiến hành cân, đo, đong, đếm tại chỗ có sự chứng kiến của người chịu trách nhiệm quản lý số hiện vật, tiền mặt chứng khoán đó. Riêng đối với kiểm kê hiện vật, cần tiến hành theo một trình tự định trước để tránh kiểm kê trùng lặp hoặc thiếu sót. Ngoài việc cân, đo, đong, đếm số lượng còn cần quan tâm đánh giá chất lượng hiện vật, phát hiện những trường hợp tài sản, vật tư  hư  hỏng, kém chất lượng, mất phẩm chất. 
   + Kiểm kê tiền gởi ngân hàng, tài sản trong thanh toán: nhân viên kiểm kê đối chiếu số liệu của đơn vị mình với số liệu của ngân hàng và của các đơn vị, có quan hệ thanh toán. Đối chiếu trước hết là số dư (số còn lại  ở thời  điểm kiểm kê)  ở  sổ sách hai bên. Nếu phát sinh chênh lệch thì phải đối chiếu từng khoản để tìm nguyên nhân và điều chỉnh sửa sai cho khớp đúng số liệu ở hai bên. 

 - Sau khi kiểm kê:
  + Kết quả kiểm kê được phản ánh trên các biên bản, có chữ ký của nhân viên kiểm kê và nhân viên quản lý tài sản đúng mẫu phiếu kiểm kê quy định.
  + Các biên bản, báo cáo trên được gửi cho phòng kế toán để đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ sách kế toán. Toàn bộ kết quả kiểm kê, kết quả đối chiếu, tức là các khoản chênh lệch giữa kết quả kiểm kê và số liệu trên sổ sách nếu có, được báo cáo với thủ trưởng đơn vị. Các cấp lãnh đạo sẽ quyết định cách xử lý từng trường hợp cụ
  + Các biên bản xác nhận số chênh lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế so với số liệu trên sổ sách và các quyết định xử lý đầy đủ thủ tục theo quy định là những chửng từ kế toán hợp lệ kế toán căn cứ vào đó để phản ánh vào sồ sách. 

  Kiểm kê là công việc có tính chất “sự vụ”: cân, đo, đong, đếm... nhưng lại là công việc hết sức quan trọng, đặc biệt là đối với vấn đềbảo vệ tài sản của đơn vị kinh tế. Vì vậy nếu chỉ tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về lập chứng từ, kiểm tra chứng từ, ghi sổ kế toán mà không tiến hành kiểm kê thì mới chỉ là chặt chẽ trên phương diện giấy tờ, sổ sách, mà không có gì để đảm bảo tài sản của đơn vị không bị xâm phạm. Do đó phải tiến hành kiểm kê định kỳ và bất thường khi cần thiết và coi trọng đúng mức công tác này.

0 bình luận:

Đăng nhận xét